Informer et relancer vos apprenants

Complement écrit à vos apprenants à des moments précis : la création de leur compte, l'annonce d'une formation et l'approche d'une date limite. Les annonces et les rappels se règlent depuis la formation.

Annoncer une formation#

L'e-mail d'annonce vous est proposé à deux moments :

• juste après la publication d'une formation déjà attribuée à au moins une équipe. Voir Publier une formation ;
• quand vous ajoutez des équipes dans l'onglet Accès d'une formation publiée. Les équipes ajoutées sont alors déjà cochées.

Dans la fenêtre Envoyer un e-mail aux collaborateurs, cochez les équipes à prévenir, puis cliquez sur Envoyer. Le message « La demande d’envoi a été prise en compte. Les e-mails seront traités en arrière-plan. » confirme la demande. Rien n'est envoyé si vous cliquez sur Ne pas envoyer.

L'e-mail part aux apprenants qui font actuellement partie des équipes cochées. Il présente la formation (titre, auteur, durée, nombre de chapitres), rappelle sa date limite s'il y en a une et propose un bouton pour la commencer.

Relancer avant la date limite#

Les rappels sont des e-mails envoyés aux dates de votre choix, avant la date limite de la formation. Toute personne qui peut modifier la formation peut les régler.

1. Ouvrez Formations › votre formation › Paramètres.
2. Dans Durée & réussite, activez Date limite de complétion et choisissez la date.
3. Activez Rappels par e-mail. Complement propose deux rappels : deux semaines et deux jours avant la date limite, si ces dates ne sont pas déjà passées.
4. Ajoutez d'autres dates avec Choisir une date. Retirez un rappel avec sa croix.

Vos choix sont enregistrés automatiquement. Une coche apparaît à côté de chaque rappel envoyé, qui ne peut alors plus être retiré.

À chaque date de rappel, l'e-mail part aux apprenants des équipes qui ont accès à la formation et qui ne l'ont pas encore parcourue en entier, qu'ils l'aient commencée ou non.

Les e-mails reçus par vos apprenants#

Pendant l'essai gratuit, l'e-mail « Votre formation est en ligne », envoyé à la première publication d'une formation, propose d'inviter des testeurs. Si vous ajoutez un apprenant depuis ce bouton avec l'option Invitation par e-mail, il reçoit l'invitation à tester la formation à la place de l'e-mail de création de compte. Voir Ajouter un apprenant.